Polityka prywatności Trans Bałtyk Logistyka

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Trans Bałtyk Logistyka z siedzibą w Polsce (dalej: „Firma”, „my”), działającą w branży transportu i logistyki, w związku ze świadczeniem usług transportowych, spedycyjnych i logistycznych oraz prowadzeniem strony internetowej i innych kanałów kontaktu.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Trans Bałtyk Logistyka z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Z Administratorem można skontaktować się w sprawach ochrony danych osobowych za pośrednictwem:

   • poczty tradycyjnej na adres siedziby,
   • poczty elektronicznej,
   • telefonu (dane kontaktowe udostępniane są na stronie internetowej lub w korespondencji firmowej).

3. Podstawa prawna i cele przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego. Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w następujących celach: 1) Zawarcie i wykonanie umów transportu, spedycji, logistyki oraz usług powiązanych – podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem). 2) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych, wynikających z przepisów transportowych) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 3) Uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności:

   • dochodzenie lub obrona roszczeń,
   • zapewnienie bezpieczeństwa przewozu towarów, mienia i pracowników,
   • prowadzenie analiz, statystyk i raportowania na potrzeby zarządzania działalnością transportowo–logistyczną,
   • kontakt w bieżących sprawach operacyjnych. 4) Marketing bezpośredni naszych usług (np. wysyłka informacji handlowych do klientów i potencjalnych klientów) – na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub zgody, jeżeli wymaga tego prawo (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

4. Zakres przetwarzanych danych W zależności od rodzaju współpracy i kanału kontaktu możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko służbowe,
   • dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub siedziby,
   • dane niezbędne do realizacji usług transportowych i logistycznych: dane dotyczące towaru, miejsca załadunku i rozładunku, dane osób kontaktowych po stronie klienta, zleceniodawcy, odbiorcy,
   • dane kierowców i osób współpracujących przy realizacji zleceń: imię, nazwisko, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu, inne dane wymagane przepisami prawa,
   • dane wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi (np. dane na fakturach),
   • dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z naszych systemów i strony internetowej (np. adres IP, pliki cookie, dane dotyczące logowania – w zakresie dopuszczalnym prawem).

5. Źródła danych Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim:

   • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. podczas zawierania umowy, wysyłki zapytania, kontaktu e‑mailowego lub telefonicznego),
   • od kontrahentów (np. pracodawca, zleceniodawca, dostawca, podwykonawca – gdy wskazują osoby kontaktowe),
   • z ogólnodostępnych źródeł (np. rejestry publiczne, strona internetowa firmy),
   • z systemów telematycznych i urządzeń wykorzystywanych w pojazdach (w zakresie koniecznym do realizacji usług i zapewnienia bezpieczeństwa transportu).

6. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

   • podwykonawcom i partnerom biznesowym uczestniczącym w realizacji usług transportowych, spedycyjnych i logistycznych (np. inni przewoźnicy, operatorzy magazynowi),
   • dostawcom usług IT, hostingu, systemów telematycznych, systemów do obsługi flot i zarządzania transportem,
   • firmom księgowym, doradczym, prawniczym oraz audytorom – w zakresie niezbędnym do realizacji ich usług,
   • operatorom płatności i bankom – w związku z rozliczeniami finansowymi,
   • podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy publiczne, służby kontrolne, organy podatkowe, sądy),
   • firmom kurierskim i pocztowym w związku z dostarczaniem korespondencji.

7. Przekazywanie danych poza EOG Co do zasady dane przetwarzamy na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku z realizacją usług transportu międzynarodowego lub współpracą z partnerami zagranicznymi wystąpi potrzeba przekazania danych do państwa trzeciego (poza EOG), będzie się to odbywać wyłącznie:

   • na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
   • z zastosowaniem standardowych klauzul umownych,
   • lub w oparciu o inne odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać kopię odpowiednich zabezpieczeń dotyczących przekazywania danych, kontaktując się z Administratorem.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

   • przez czas trwania umowy i rozliczeń z nią związanych,
   • przez okres wymagany przepisami prawa (np. przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych),
   • przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, transportowego i innych,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania, ograniczenia lub ustania celu przetwarzania. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa: 1) Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji o przetwarzaniu danych oraz kopii danych. 2) Prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych. 3) Prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO. 4) Prawo ograniczenia przetwarzania – np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub wniosku o sprostowanie danych. 5) Prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany. 6) Prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego. 7) Prawo wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce lub na stronie internetowej.

10. Prawo do wniesienia skargi Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

11. Pliki cookies i technologie śledzące 1) Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania strony i jej funkcjonalności,
    • analizy ruchu na stronie i usprawnienia jej działania,
    • zapamiętywania wybranych ustawień użytkownika. 2) Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym ograniczyć ich stosowanie lub je usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie. 3) Jeśli wykorzystujemy cookies do celów marketingowych lub analitycznych wymagających zgody, zostanie ona pobrana w odpowiedni sposób (np. przez baner cookies).

12. Bezpieczeństwo danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym naruszeniem. W szczególności:

    • ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych i odpowiednio przeszkolonych,
    • korzystamy z systemów zabezpieczeń i kontroli dostępu,
    • regularnie aktualizujemy oprogramowanie i infrastrukturę IT,
    • zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami, którym powierzamy dane, zobowiązując je do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

13. Przetwarzanie danych kierowców i osób zaangażowanych w realizację transportu 1) W związku z działalnością w branży transportu i logistyki przetwarzamy dane kierowców, spedytorów, operatorów magazynowych oraz innych osób zaangażowanych w realizację zleceń, 2) Dane te są przetwarzane głównie w celu organizacji i koordynacji przewozów, zapewnienia bezpieczeństwa ładunków, wywiązywania się z obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz kontroli jakości świadczonych usług, 3) W pojazdach mogą być stosowane systemy telematyczne i lokalizacyjne (GPS) w celu monitorowania przebiegu trasy, czasu pracy, bezpieczeństwa ładunku oraz optymalizacji procesów logistycznych – w zakresie dozwolonym przepisami prawa.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady nie stosujemy wobec osób, których dane dotyczą, zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływało. Jeśli w przyszłości wprowadzimy takie rozwiązania, zostaną one opisane i wdrożone z poszanowaniem przepisów RODO, w tym z zapewnieniem odpowiednich praw osobom, których dane dotyczą.

15. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie stosowanych technologii, usług lub organizacji działalności Trans Bałtyk Logistyka. Zmieniona Polityka będzie publikowana w aktualnej wersji, z oznaczeniem daty obowiązywania.

16. Dane kontaktowe W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w tym w celu realizacji swoich praw, prosimy o kontakt z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych podanych na stronie internetowej Trans Bałtyk Logistyka lub w materiałach informacyjnych przekazywanych klientom i kontrahentom.